Se seu desejo é implementar um sistema de gestão de qualidade em sua empresa, você precisa saber que é requisito essencial medir o desempenho de todos os processos envolvidos no negócio. Para isso são usados indicadores de desempenho. Neste artigo nós vamos te ensinar a definir e implementar esses indicadores de acordo com as necessidades do seu negócio.
Saber se está no caminho para atender os objetivos da organização é essencial na tomada de decisão. Antes de tudo, é importante saber que trabalhar sob uma abordagem baseada em processos lhe dará muita clareza na hora de entender os objetivos e capacidades de cada um, bem como definir seus limites e responsabilidades.
No momento da definição dos indicadores chave de desempenho, é importante que você tenha a participação dos líderes de todos os processos para manter o alinhamento dos objetivos gerais e particulares, pois o que acontece em uma área pode afetar as demais.
Alinhe os indicadores de desempenho com seus objetivos de negócios
Existem inúmeros KPIs (Key Performance Indicator) que podem ser adotados em seu negócio. Isso varia dependendo do seu setor e da cultura da sua empresa. Definir quais métricas são consistentes com seus objetivos é fundamental para analisar os dados e atingir suas metas.
Tente considerar alguns KPIs como:
- ROI (Return on Investment): essa métrica calcula quanto de receita sua empresa obtém por cada valor investido no negócio.
- Customer Lifetime Value: um indicador de desempenho que calcula quanto um cliente gasta durante o tempo de relacionamento com sua empresa.
Além desses KPIs, você também pode levar em consideração volume de vendas, margem de lucro, funcionários satisfeitos, pontualidade na entrega, entre muitos outros. Aqui, o importante é definir quais indicadores estão de acordo com os objetivos da sua empresa. Mas, se um KPI não estiver relacionado a nenhum objetivo da sua empresa, não o utilize!
Use métricas simples e mensuráveis
Os indicadores de desempenho são importantes porque fornecem um verdadeiro diagnóstico da sua empresa, eles apontam para dados concretos e não apenas suposições. Quanto mais você souber sobre seus números, mais fácil será para você traçar estratégias de posicionamento no mercado. Os indicadores apresentam previsibilidade e contribuem para a tomada de decisão.
Existem duas maneiras de errar ao rastrear KPIs:
- Uma é ignorar completamente os indicadores de desempenho (e acredite que muitos gestores fazem isso).
- A outra é rastrear dados exagerados e desnecessários. Para evitar o segundo erro, dê preferência às métricas simples, mensuráveis e fáceis de entender. Evite fórmulas complexas e dados exagerados, pois podem atrapalhar sua compreensão e tomada de decisão.
Além disso, lembre-se de que é importante ter sua equipe informada sobre o desempenho geral da empresa e setores específicos. Portanto, é importante ter dados fáceis de entender para que seus funcionários possam entender claramente seus objetivos e pontos a serem focados.
Quais são os tipos de indicadores?
Atualmente, existem diversos tipos de indicadores de desempenho disponíveis para diretores e gerentes da empresa. Assim, cabe a cada um escolher quais se adequam melhor aos objetivos da organização, de acordo com as demandas e planejamento do negócio.
Para simplificar o processo de escolha, um dos métodos mais utilizados é o dos Indicadores de Desempenho, que quando colocados em prática permitem a integração dos elementos estratégicos, operacionais e organizacionais da empresa.
Dessa forma, para definir os indicadores de desempenho que melhor se adequam à estratégia da empresa, é importante considerar os principais tipos de indicadores, divididos em quatro categorias:
1. Indicadores de qualidade
Tudo relacionado à eficiência, eficácia e efetividade dos processos da empresa e serviços oferecidos ao cliente fazem parte dos indicadores de qualidade. Os indicadores dessa categoria são parâmetros que, dentro da gestão, permitem mensurar de forma precisa e objetiva o andamento do negócio em termos de qualidade de seus resultados.
2. Indicadores de produtividade
Diferentemente dos indicadores de qualidade, que são apresentados com números percentuais, os indicadores de produtividade medem os resultados da relação entre o que foi produzido e os recursos investidos para isso. Esses indicadores são responsáveis por manter os gestores cientes de como está o desempenho de seus negócios e fornecem a base para saber o que pode ser otimizado e quais melhorias podem ser feitas em um processo.
3. Indicadores de capacidade
É muito comum os profissionais realizarem suas atividades sem saber exatamente quanto tempo dedicam a cada uma delas. Por isso, existem indicadores de capacidade, que medem a capacidade de produzir em um determinado período de tempo. Eles são essenciais para entender quando é necessário aumentar a equipe ou até mesmo investir em novos equipamentos.
4. Indicadores estratégicos
Por fim, temos indicadores que analisam e monitoram o desempenho da empresa ao longo do tempo, mostrando o panorama em que a organização se encontra atualmente, como tempo, recursos e energia empregados no desenvolvimento de seus processos. A aplicação desse indicador traz à tona o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidos pela gestão, auxiliando na tomada de decisão.
A dica é: um KPI deve ser mais do que apenas números. Eles precisam expressar um sentido estratégico sobre o que a empresa está tentando alcançar. Em outras palavras, um KPI deve refletir claramente seu modelo de negócios.
Quais são as vantagens dos indicadores de desempenho?
Ao conhecer os indicadores de desempenho, você perceberá que trabalhar com eles gera importantes vantagens competitivas para que sua organização saiba em que concentrar seus esforços. Quem mede as atividades e se preocupa em otimizar os processos têm benefícios tanto na gestão da empresa como na operação.
Um guia simples para a implementação de indicadores de desempenho
Para muitos - e para novos gerentes em particular - o tema dos KPIs e sua implementação e medição eficazes podem parecer difíceis de entender. Por isso, elaboramos aqui um guia prático para te ajudar a definir os melhores indicadores de desempenho.
Passo 1 - Identifique a área de desempenho do negócio que você deseja medir
Os KPIs normalmente estão alinhados com os objetivos do negócio e podem ser usados para medir aspectos como desempenho financeiro, crescimento do negócio, gestão de saúde e segurança, satisfação do cliente e retenção de funcionários.
Passo 2 - Estabeleça a meta contra a qual o desempenho será medido
A meta deve ser específica, por exemplo, em vez de identificar que o negócio precisa aumentar sua base de clientes, um objetivo específico pode ser que o negócio precise conquistar dez mil novos clientes nos próximos dezoito meses.
Passo 3 - Compare o desempenho atual com o objetivo definido
Tirar um instantâneo do desempenho atual fornece um ponto de partida para a medição e permite que a meta geral seja dividida em metas menores, ou seja, o desempenho precisa melhorar em Y a cada mês.
Passo 4 - Estabeleça um intervalo apropriado entre cada revisão de KPI
Dependendo da área de desempenho de negócios que está sendo medida, a frequência com que os KPIs precisam ser revisados pode diferir. A medição precisa do desempenho só pode ser obtida se um cronograma de revisão periódica for definido e rigorosamente seguido.
Conclusão
Empresas de todos os portes podem se beneficiar do uso de indicadores de desempenho: pequenas empresas ou startups podem avaliar a viabilidade do seu negócio. As empresas de médio porte devem usar KPIs para calcular a velocidade do seu crescimento.
Por fim, as grandes empresas têm a capacidade de gerenciar seus departamentos, mensurar o que está sendo alcançado e quais as dificuldades de crescimento acompanhar por meio de indicadores de desempenho.
Não perca tempo e comece a adotar chaves de desempenho no seu negócio agora mesmo. Conte conosco no gerenciamento dos indicadores contábeis da sua empresa, aqui na Mapah nós estamos há mais de 20 anos entregando soluções que agregam valor para a sua empresa.
