Aprenda a reduzir custos no seu negócio através da organização financeira

Uma boa organização financeira é essencial para garantir a sustentabilidade da empresa. Afinal, é a partir dessa organização que é possível traçar metas para o negócio. Compreendendo os aspectos financeiros da organização, é possível aplicar uma redução de custos com objetivo de diminuir os desperdícios e gastos extras que comprometem a saúde da empresa.

Na leitura de hoje, traremos dicas essenciais para conseguir uma redução significativa de custos no negócio a partir da organização financeira.

7 dicas para manter a organização financeira do seu negócio

Tenha uma organização de dados 

Já falamos aqui que a redução começa primariamente pela organização. Por isso, organize os dados do negócio de forma otimizada, escolhendo de forma analítica as ferramentas e selecionando os dados a serem analisados. É muito importante que a ferramenta e as metodologias que vão auxiliar nesse processo sejam compatíveis com os sistemas já implementados na empresa. Isso porque, assim, os colaboradores não terão problemas ao realizar a reunião dos dados e a geração dos relatórios.
 
Além disso, é importante, ao reunir os dados a serem analisados, é importante considerar as seguintes questões:

• custo dos produtos essenciais;
• despesas fixas e variáveis da empresa;
• valor do produto final, do serviço e da mão de obra que o desenvolve;
• histórico de vendas anuais, semestrais, mensais e semanais da empresa, visando entender o funcionamento do seu negócio em cada período;
• investimentos previsíveis que podem ser necessários. Por exemplo, um maquinário novo ou a absorção de mais uma pessoa na equipe. 

Para que essa análise seja efetiva, é primordial que os dados sejam atualizados com frequência. A cada variação, todos os fatores acima podem se alterar e isso dificulta uma análise final para determinar lucros ou reajustes para a empresa. 

Tenha uma estrutura pré-definida e organizada para fazer as análises

Possua uma equipe com colaboradores para analisar o desempenho do seu negócio a partir da análise de informações obtidas, organizando as mesmas de forma a separar o que é produtivo para parâmetros e o que não é. Nem sempre ter muitos dados quer dizer que sua análise vai ser melhor. Por outro lado, analisar um dado de forma isolada também pode levar a conclusões irreais.

Uma das principais fontes de dados para a redução de custos é o próprio Demonstração do Resultado de Exercício (DRE). Nesse documento é possível encontrar um resumo das operações realizadas na empresa, como: contas de receitas, despesas, investimentos, custos e previsões, evidenciando o resultado líquido da empresa.
 
Quando falamos especificamente da redução de custos com a organização financeira, um ponto importante a se analisar é a precificação dos produtos. Ao olhar para essa questão, você consegue compreender de forma assertiva se o objeto comercializado traz lucro ou não ao seu negócio e, se não traz, quais fatores podem ser otimizados para melhorar a lucratividade. 

Faça uma análise de mercado

Faça uma análise de mercado, pois o primordial é entender como os seus concorrentes atuam e tentar decifrar os gastos tidos por eles. Assim, é possível ter um parâmetro de orçamentos e entender se o da sua empresa se encaixa nos padrões de mercado. 
 
Na análise de mercado você também deve considerar os valores cobrados pela concorrência, a fim de entender se os precificados pelo seu negócio se encaixam no padrão de mercado, ou se estão acima ou abaixo. 

Identifique as prioridades 

Após encontrar nas análises anteriores dos gastos das despesas, sendo possível diferenciar o que é necessário e o que é supérfluo, a prioridade nesse momento é encontrar o que realmente é essencial para o funcionamento do negócio. 
 
Ao realizar as análises anteriores de gastos, custos e despesas, é hora de separar o que é supérfluo do que é necessário e ainda, como esse necessário pode ser otimizado para aumentar o lucro sem que comprometa o funcionamento do negócio.
 
A prioridade deve ser para gastos nos quais você não pode cortar, como aluguel, água, luz e colaboradores. Após essa identificação, você provavelmente encontrará uma conta onde não tem relevância para o seu negócio nesse momento.

Em um segundo momento, tente encontrar quais custos estão muito elevados. Por mais essenciais que eles sejam, veja se é possível negociar um valor um pouco mais acessível com seu fornecedor ou se há outros concorrentes com ofertas mais baixas para propor. 

É essencial para a gestão financeira do negócio um orçamento com as fontes de receitas e uma previsão de gastos do negócio. Se necessário, reformule e faça ajustes, seja de aumento de receita ou de diminuição de custos, afinal, é essencial para uma saúde financeira um orçamento saudável e compatível com o fluxo de caixa.

Estabeleça gastos mensais 

Ter consciência dos gastos mensais é importante para não fugir do controle financeiro. Por isso, estabeleça o teto de gastos da empresa, para que seus gestores tenham noção do valor que podem ser utilizados e quais são as prioridades de cada setor. 

Ao estabelecer quais são os tipos de gastos mensais, a empresa consegue visualizar quais são essenciais para o funcionamento e quais não. Pois assim é possível identificar e dividir quais são benéficos para o negócio e quais podem ser cortados em uma possível situação de crise.

Terceirize atividades que fogem do rumo principal do seu negócio

Delegue as responsabilidades que não são suas especialidades a outros colaboradores ou empresas responsáveis. Assim, você economiza tempo para gastar com atividades que realmente sejam boas em seu negócio. 

Outra opção útil para economia de tempo é automatização de processos fáceis e repetitivos, como alimentação de planilha de dados de clientes. Existem atualmente no mercado softwares disponíveis para realizar essa função, economizando tempo dos colaboradores e direcionando suas atividades àquilo que pode efetivamente trazer lucro.

Elabore um planejamento de custos

Após realizar o mapeamento do que pode facilitar a redução de custos em sua empresa através da organização financeira, que tal colocar todos os itens no papel? 

Elabore um planejamento de redução de custos estabelecendo metas e objetivos, sempre buscando a economia e redução de gastos. Além disso, através desse modelo de planejamento é possível obter um maior controle sobre o fluxo de caixa, sabendo qual o melhor momento para atuar nas estratégias definidas. 

Conclusão

Após essas dicas de como analisar as possibilidades de caminhos para a redução de custos, você pode começar a implementá-las no seu negócio. Afinal, economizar é sempre bom! 

No entanto, para que essa análise e, consequentemente, a redução de custos sejam eficazes, o ideal é que uma equipe especializada esteja encarregada de produzi-las. 

Uma leitura de forma correta de um relatório gerencial traz grandes benefícios para a saúde do negócio. Agora, nós da Mapah podemos te ajudar!

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