Boas práticas para otimizar a gestão financeira da sua empresa

Deseja entender a importância de otimizar a gestão financeira? Então tenha em mente que uma boa gestão de finanças determina qual é o estado que a empresa se encontra do ponto de vista monetário.

A falta de uma boa gestão financeira pode levar a problemas como falta de recursos para as atividades da empresa, dificuldades para obter financiamentos e investimentos, além de problemas com transparência e conformidade com leis e regulamentos. 

Na prática, a gestão financeira permite o diagnóstico da situação atual do negócio e aponta caminhos para que os processos sejam melhorados. Logo, ela costuma aparecer com bons resultados no médio e longo prazo.

É sobre isso que trataremos neste conteúdo. Continue a leitura e saiba mais sobre como otimizar a gestão de recursos financeiros no seu negócio.

Como funciona a gestão financeira

É possível entender a gestão financeira como um processo que se divide em 3 partes:

• acompanhamento;

• classificação;

• avaliação ou reavaliação.

O importante é que cada uma dessas etapas comecem a fazer parte da rotina da empresa. Consequentemente será possível fazer o diagnóstico das finanças do negócio, corrigir problemas e investir em oportunidades.

Dependendo de fatores como o porte do negócio, sua atividade e modelo que segue, a estrutura do setor financeiro pode ser diferente. 

Entretanto, de maneira geral, além de lidar com impostos, despesas trabalhistas, entre outros, a organização precisa direcionar o empreendimento para uma trajetória mais saudável do ponto de vista financeiro.

O passo a passo para uma gestão financeira eficaz

Saiba otimizar a gestão financeira seguindo processos validados.

Identifique a situação atual

Isso pode ser feito a partir de procedimentos técnicos. Entre outros, os principais são:

• balanço patrimonial;

• levantamento dos ativos circulantes;

• observação dos saldos devedores e demais valores gastos.

Isso permite que a organização tenha parâmetros para começar uma análise mais aprofundada. Também é interessante considerar questões como:

• o tempo de mercado da empresa;

• pontos positivos e negativos no negócio;

• soluções que o produto ou serviço oferecem;

• perfil do público-alvo;

• ações da concorrência;

• entre outros.

Pense no que pode ser melhorado

O ideal é saber o que esperar da empresa para lidar com a questão financeira de maneira criteriosa. Observando cada um dos elementos citados no tópico anterior e o que se espera em relação a eles, a empresa já tem como estimar melhorias.

Assim, se houver um gasto excessivo vindo de determinado setor, o mais importante é a empresa ter como lidar com ele. Neste momento, o importante é ter mapeados os processos para atuar de maneira pontual. Dessa forma é possível não prejudicar os demais segmentos do negócio que andam bem.

Desenvolva metas financeiras

Metas financeiras devem ser criadas em função do tempo e da dificuldade para serem alcançadas. Elas podem ser:

• um novo investimento;

• a criação de uma nova solução de mercado;

• a substituição de um ativo;

• entre outros.

Metas financeiras precisam ser construídas com critérios. É preciso definir não só o que a empresa precisa alcançar, mas também o tempo necessário para tanto e as etapas para atingir o objetivo. E isso geralmente considera 3 momentos, no caso, o curto, o médio e o longo prazo.

Dessa forma, mesmo objetivos mais complexos podem ser atingidos, desde que entrem no seu trabalho do dia a dia.

Crie e implemente um plano de ação financeira

Uma vez definidas as metas, a empresa tem como estabelecer qual será seu plano de ação. Em outras palavras, é a descrição de como elas vão atingir seus objetivos. Sendo assim, o ideal é construir uma lista. Nela, devem constar:

• as ações que precisam ser executadas;

• os prazos para cada ação;

• as responsabilidades;

• as provisões de custos.

Dessa forma será mais fácil controlar o trabalho, especialmente considerando o longo prazo.

Boas práticas para otimizar a gestão financeira

Para otimizar a gestão financeira da sua empresa, existem algumas boas práticas que podem ser seguidas:

Avaliar e qualificar a equipe

Considere as habilidades e competências dos colaboradores em função das demandas apresentadas nos tópicos anteriores. É possível alinhar isso com programadas de treinamento dos mais diversos tipos.

Formações mais completas devem ser valorizadas, bem como os processos de seleção precisam considerar a gestão financeira otimizada.

Adotar ferramentas tecnológicas

Indo além de papéis e planilhas, soluções mais robustas podem ser a aliada determinante para otimizar a gestão financeira empresarial. Isso gera agilidade e confiabilidade.

Um exemplo é o software de controle financeiro. Com ele é possível controlar a entrada e saída de recursos, as emissões de notas fiscais, fazer a conciliação bancária, entre outros. Isso sem falar na possibilidade de integração com o setor comercial, facilitando o trabalho com dados e relatórios.

Fazer análises periódicas

De tempos em tempos é preciso avaliar se está tudo em ordem. Para tanto, a empresa deve definir quando as análises serão realizadas.

Isso pode ser feito anualmente, semestralmente, trimestralmente ou até mensalmente, dependendo das soluções com as quais a empresa conta para fazer esse trabalho. 

Nesse sentido, a tecnologia ajuda, pois, existem sistemas capazes de realizar esse acompanhamento em períodos cada vez menores.

De qualquer forma, para otimizar a gestão financeira, o importante é observar:

• se existe uma relação segura entre o que a empresa fatura e o que gasta;

• quais são os custos operacionais e se são compatíveis com os processos;

• se a tributação está em dia e correta;

• entre outros fatores.

Indo um pouco mais adiante, é útil comparar as finanças da empresa com o mercado, seu posicionamento e resultados.

Conciliar as datas de entrada e saída de capital

Fazendo com que o pagamento dos fornecedores aconteça sempre após a empresa receber o que deve dos clientes, ela cria um cenário ideal para evitar problemas.

Quando o que acontece é o oposto, ou seja, quando ela recebe sempre após arcar com os custos, a tendência é que ela tenha que usar o caixa do período anterior para evitar atrasos. E isso nem sempre dá certo.

Reservar parte do lucro para investimentos

Por fim, é preciso pensar no futuro. Procure analisar o mercado e fazer projeções, mesmo usando poucos recursos. De qualquer forma, o mais importante, do ponto de vista financeiro, é reservar uma quantia, por mais que seja pequena, para o crescimento da empresa.

Considere o longo prazo para fazer investimentos sob juros compostos com esses recursos. Dessa forma, cada centavo a mais que a organização lucra, pode representar um montante imprescindível para o sucesso dela no futuro.

Entendeu agora como otimizar a gestão financeira? Então confira também quais são os principais KPI's financeiros para uma empresa saudável.