Existem meios para garantir que uma empresa está cumprindo com suas obrigações tributárias corretamente. São formas de avaliar o comportamento dela em relação a impostos e contribuições, além de sua conformidade com as leis fiscais aplicáveis. Resumidamente, essa é a auditoria fiscal, um processo capaz de garantir que a empresa esteja sempre conforme as exigências.

Além de oferecer essa proteção, a auditoria fiscal também oferece oportunidades para economizar impostos e melhorar a eficiência fiscal do negócio.

É sobre isso que vamos tratar agora. Saiba mais detalhadamente o que é e como funciona a auditoria fiscal. Confira também como colocá-la em prática na realidade da sua empresa.

O que é auditoria fiscal

Em termos técnicos, a auditoria fiscal pode ser entendida como uma forma de inspeção. Ela é realizada em uma empresa para verificar se existe o devido controle tributário por ela.

Nesse tipo de evento, um auditor se torna responsável por analisar 3 aspectos:

1. se o pagamento dos tributos ocorreu na data certa;

2. se a lei foi cumprida;

3. o que pode ser feito em casos de problemas.

Essa é a base da proposta. Em consequência desse trabalho, esse tipo de auditoria também consegue identificar se existe alguma vantagem fiscal que pode ser explorada pela organização.

Quem faz a auditoria fiscal

A auditoria fiscal precisa ser realizada por um contador independente. Isso quer dizer que ele não deve ter vínculos empregatícios com a empresa. O motivo é que o processo exige discrição e imparcialidade.

Nessa atividade é preciso que, em um primeiro momento, o auditor solicite os documentos da empresa. Consequentemente, ele faz uma comparação entre os pagamentos de tributos efetivados e as finanças da organização. Por fim, ele tem como dar um parecer sobre a situação da companhia.

Na prática, sua principal função é verificar se há falhas nos processos ou erros nos pagamentos de impostos. Em última instância, investigar fraudes. A partir de então ele pode indicar o caminho para corrigir o que ocasionou os problemas.

De maneira geral, o auditor avalia tanto o cumprimento legal das atividades realizadas pela empresa quanto a adequação dos tributos de acordo com sua natureza federal, estadual ou municipal.

Com o êxito no trabalho, esse profissional pode evitar notificações e multas futuras. Assim, a ideia é que, sempre no final do processo, a empresa receba uma avaliação detalhada desse auditor. Nela constam recomendações de procedimentos que podem ser adotados e orientações sobre um melhor planejamento tributário.

Para que serve a auditoria fiscal

No geral, esse tipo de procedimento permite manter a empresa conforme as exigências legais de seu setor. De maneira mais específica, isso significa:

• garantir conformidade de processos: a auditoria fiscal avalia se a empresa está cumprindo as suas obrigações fiscais, incluindo o pagamento de todos os impostos devidos e a aderência às leis fiscais aplicáveis;

• prevenir penalidades: ao garantir que a empresa esteja segundo as leis fiscais, a auditoria fiscal pode ajudar a prevenir penalidades e multas que podem causar prejuízos recorrentes;

• identificação de economias fiscais: a auditoria fiscal pode ajudar a identificar oportunidades para economizar impostos. É o caso da identificação de deduções fiscais que a empresa pode ser elegível, por exemplo. O mesmo ocorre com a identificação de estratégias fiscais mais eficientes;

• melhoria dos processos internos: a auditoria fiscal pode destacar áreas onde os processos internos da empresa relacionados à tributação têm como ser melhorados, ajudando assim a gestão a gerenciar seus impostos de forma mais eficaz;

• fornecimento de garantia aos stakeholders: a auditoria fiscal fornece garantia aos stakeholders da empresa (acionistas, credores, reguladores, entre outros) de que a empresa está gerenciando corretamente suas obrigações fiscais.

Como funciona a auditoria fiscal

A auditoria fiscal precisa ser entendida como um processo. Isso porque, para dar certo, ele precisa seguir uma série de etapas. De maneira geral, podemos dividir essas etapas da seguinte forma.

1. Seleção do auditor

Como destacado, a auditoria fiscal precisa ser realizada por um contador independente, ou seja, que não possui vínculos empregatícios com a empresa. O ideal é que seja um profissional qualificado para a função, com larga experiência nesse tipo de trabalho.

2. Solicitação de documentos

Em seguida, esse auditor deve solicitar os documentos à empresa. Serão eles que permitirão uma comparação entre os pagamentos de tributos efetivados e as finanças da companhia.

Basicamente, isso se resume a verificar as datas dos pagamentos realizados, a presença de erros em termos legais e posterior identificação de possibilidades para corrigir as falhas.

3. Análise dos documentos

Em posse desses documentos, o auditor deve fazer uma análise minuciosa em relação ao pagamento de tributos e suas datas. É preciso atenção especial para saber se eles foram pagos em dia.

4. Verificação de falhas

Na prática, a principal função do auditor é verificar se há falhas nos processos, erros nos pagamentos de impostos ou fraudes e indicar o caminho para corrigi-los. É essa análise que ele faz nessa quarta etapa.

5. Avaliação do cumprimento Legal

Geralmente, o foco é fazer uma avaliação do cumprimento legal das atividades e pagamento de tributos que envolvem as 3 esferas: municipal, estadual e federal. Para tanto, é preciso dominar as leis promulgadas em cada um desses entes da federação.

6. Relatório final

O final do processo acontece quando a empresa recebe desse auditor uma avaliação detalhada. Nela constam recomendações de procedimentos que podem ser adotados e orientações sobre um melhor planejamento tributário.

Resumindo, a auditoria fiscal é um processo que precisa seguir um passo a passo detalhado. Assim é possível garantir uma análise qualificada e capaz de fazer com que a empresa atue conforme suas obrigações fiscais. Dessa forma é possível evitar penalidades e multas que costumam aparecer quando os processos não se dão conforme o ideal.

Quando a empresa deve fazer a auditoria fiscal?

O ideal é que a auditoria fiscal apareça de maneira preventiva na realidade das empresas. Assim, ela pode se inserir entre as práticas contábeis de rotina. A realidade é que, somente realizando os procedimentos corretamente no dia a dia é que a gestão pode ter maior tranquilidade em relação ao final do exercício.

No geral, a auditoria fiscal periódica é necessária para as empresas estarem sempre em dia com suas obrigações em relação às leis trabalhistas e tributárias brasileiras. Independentemente de seu tipo de atividade ou faturamento, é essencial que os gestores dediquem tempo para conduzi-la todos os anos.

Ainda assim, o mais comum é que a auditoria apareça apenas em situações como:

• momentos em que a empresa precisa investigar algum problema ou;

• quando ela está diante de processos que exigem esse tipo de análise.

Alguns sintomas que podem levar à necessidade de uma auditoria incluem:

• desconfiança sobre fraudes e desvios;

• problemas com falhas nos registros e demonstrações;

• necessidade de as lideranças conhecerem a real situação financeira e patrimonial da organização;

• situações como venda, investimentos de terceiros ou processos de fusões e aquisições (M&A).

De qualquer forma, a auditoria fiscal é uma prática recomendada para todas as empresas. Não apenas aquelas que estão enfrentando problemas fiscais ou que estão diante de oportunidades. Isso porque ela pode ser vista como uma medida preventiva para garantir a conformidade fiscal e evitar uma série de problemas futuros comuns entre as empresas brasileiras.

Quais são as diferenças entre auditoria contábil e financeira?

A auditoria contábil e a auditoria financeira são dois tipos de auditoria muito úteis para as organizações. Elas levantam informações e permitem que a confiabilidade e o controle sobre os processos se tornem um diferencial para o negócio. Entretanto, são soluções com objetivos e focos diferentes. Aqui estão algumas das principais diferenças entre elas:

No caso da auditoria contábil:

• ela trata especificamente de documentos contábeis;

• seu objetivo é validar os saldos contábeis. Neste caso, verificar se a conta das demonstrações contábeis fecha com as situações patrimonial, econômica e financeira da organização;

• ela recorre a técnicas e procedimentos para apurar a exatidão dos registros contábeis e também para avaliar os controles internos da empresa auditada;

• em uma auditoria contábil, o auditor analisa os saldos do fechamento do exercício anterior e confronta com os saldos disponíveis na abertura do exercício a ser auditado.

No caso da auditoria financeira:

• funciona como a avaliação dos controles financeiros da empresa (neste caso, tanto os contábeis quanto os operacionais);

• a ideia é que ela se concentre no fluxo de caixa;

• essa auditoria deve ser conduzida por auditores financeiros que possuem expertise em finanças e estratégias de gestão.

Portanto, a principal diferença entre as duas categorias é que a auditoria contábil dá ênfase às demonstrações contábeis e à situação patrimonial da empresa. A auditoria financeira, por sua vez, foca no fluxo de caixa.

De qualquer forma, ambas são importantes para garantir a saúde financeira e a conformidade regulatória do empreendimento.

Quais são os benefícios da auditoria fiscal?

É fato que a auditoria fiscal traz uma série de benefícios para as empresas. Os principais deles são os seguintes.

• Diminuição do risco de comprometimento com o Fisco: o auditor fiscal procura inconsistências entre os procedimentos adotados pela empresa e aquilo que é exigido pela Lei tributária em questão. Portanto, o resultado do seu trabalho costuma ser uma maior segurança legal para a empresa.

• Auxílio na adoção de uma estratégia tributária mais econômica e alinhada ao negócio: ao concluir as verificações, a auditoria fiscal pode identificar oportunidades. Isso se dá tanto em relação ao planejamento tributário quanto à gestão financeira da empresa.

• Redução de riscos fiscais: um dos principais benefícios da auditoria fiscal é a redução de riscos fiscais por se concentrar na letra fria da lei em relação aos procedimentos.

• Otimização do planejamento tributário: a auditoria fiscal também pode ajudar a identificar oportunidades para otimizar a criação de estratégias tributárias futuras.

• Visão macro da questão tributária: a auditoria fiscal permite que a empresa tenha uma visão macro de todos os impostos pagos, obrigações fiscais, entre outros. Dessa forma, ela tem maior controle sobre os processos legais. O mesmo acontece com os deveres fiscais de diferentes origens.

• Prevenção de problemas e correção de falhas: a auditoria fiscal ajuda a empresa a exercer maior controle sobre os processos no dia a dia. Logo, ela tem como criar procedimentos mais seguros. E corrigir eventuais erros assim que eles surgem.

Como preparar uma empresa para a auditoria fiscal?

O ideal é que a gestão saiba preparar a empresa para uma auditoria fiscal e assim facilitar a ação do auditor quando ele chega. Para tanto, basta seguir algumas etapas. Elas são as seguintes.

1. Comunique a equipe

O primeiro passo para receber bem um auditor fiscal na empresa é preparar a equipe para que a entrega dos dados se dê de maneira organizada.

2. Tenha em mãos a documentação necessária

É importante que o auditor tenha todo o suporte necessário para acessar e analisar a fundo documentos, dados e toda a demonstração financeira da empresa.

Isso inclui comprovantes fiscais de aquisição de:

• insumos;

• bens;

• materiais;

• faturas e;

• comprovantes de gastos com energia elétrica, telefonia, internet, entre outros;

Da mesma forma, todas as notas fiscais (entrada, saída e outras movimentações) separadas por departamento, registros das movimentações de entrada, saída, apuração de impostos como ICMS e IPI, entre outros.

3. Conte com o auxílio de contadores

A auditoria fiscal é um processo complexo que requer conhecimento especializado. Portanto, é importante contar com o auxílio de contadores ou uma empresa especializada em auditoria.

4. Faça apuração de impostos adequadamente

A apuração correta dos impostos é essencial para evitar problemas durante a auditoria fiscal.

5. Mapeie a condução da auditoria

É válido exercer um controle preciso de todas as visitas (datas e horários) dos auditores. Além disso, tenha em mãos os nomes dos envolvidos no processo de auditoria, e procure saber com exatidão quais documentos serão analisados, principalmente os documentos sigilosos.

Em geral, a auditoria fiscal é uma ferramenta valiosa que pode ajudar as empresas a:

• gerenciar suas obrigações fiscais;

• minimizar riscos e;

• otimizar seu planejamento tributário.

Portanto, vale sempre a pena contar com esse recurso se você planeja posicionar a sua empresa de maneira segura no mercado.

Então não perca tempo e conte com os serviços da Mapah para conduzir essa auditoria fiscal para o seu negócio e ter total controle sobre a sua gestão financeira.